Un ITIN folosit ultima dată pe o declarație federală în 2022 a expirat la 31 decembrie 2025, dacă nu a mai apărut pe nicio declarație în 2023, 2024 și 2025. Pentru românii care trebuie să depună taxe în SUA în 2026, verificarea acestui detaliu poate evita blocarea rambursării și solicitările suplimentare din partea IRS.
ITIN este un număr fiscal format din nouă cifre, emis de Internal Revenue Service persoanelor care au un scop fiscal federal, dar nu au și nu sunt eligibile pentru Social Security Number.
Cine are nevoie de ITIN
ITIN poate fi necesar unui cetățean român care nu poate obține SSN, dar trebuie:
- să depună Form 1040-NR sau altă declarație federală;
- să raporteze venituri obținute în SUA;
- să solicite rambursarea unor taxe reținute;
- să revendice un beneficiu permis printr-un tratat fiscal;
- să fie inclus ca soț, soție sau dependent într-o declarație federală;
- să depună împreună cu un soț cetățean american sau resident alien, dacă sunt îndeplinite condițiile fiscale.
ITIN nu este permis de muncă. Nu oferă statut legal, Green Card, drept la Social Security benefits și nu înlocuiește SSN-ul. Dacă o persoană devine eligibilă și primește SSN, IRS spune să nu își mai reînnoiască ITIN-ul.
Ce ITIN-uri sunt expirate în 2026
Regula actuală este legată de utilizare. Un ITIN expiră la 31 decembrie după trei ani fiscali consecutivi în care nu a fost folosit pe nicio declarație federală, nici pentru titular, nici pentru un dependent.
Concret, un ITIN care nu a fost inclus pe declarațiile pentru anii fiscali 2023, 2024 și 2025 a expirat la 31 decembrie 2025. Dacă a fost folosit cel puțin o dată în această perioadă, nu expiră din cauza regulii celor trei ani.
IRS precizează și că ITIN-urile emise înainte de 2013 care nu au fost reînnoite prin programele anterioare sunt deja expirate.
Nu este necesară reînnoirea doar pentru că numărul a expirat. Reînnoirea se face numai dacă ITIN-ul va fi folosit din nou pe o declarație federală. Dacă apare exclusiv pe formulare informative trimise de terți, precum anumite Forms 1099, IRS spune că poate rămâne nereînnoit.
Cum se reînnoiește
Pentru reînnoire se completează Form W-7. În partea de sus trebuie bifată opțiunea „Renew an existing ITIN”. Pe liniile 6e și 6f se indică ITIN-ul existent și numele sub care a fost emis.
În mod normal, pachetul trebuie să conțină:
- Form W-7 completat;
- declarația federală pentru care este necesar ITIN-ul;
- documentele originale de identificare sau copii certificate de instituția care le-a emis;
- documente pentru schimbarea numelui, dacă numele actual diferă de cel asociat ITIN-ului.
Există excepții în care Form W-7 poate fi trimis fără declarație fiscală, dar solicitantul trebuie să demonstreze că se încadrează într-una dintre excepțiile prevăzute în instrucțiunile formularului.
Pachetul pentru ITIN se trimite la adresa specială indicată în instrucțiunile Form W-7, nu la adresa obișnuită folosită pentru declarația fiscală.
Cum eviți trimiterea pașaportului prin poștă
IRS oferă două alternative. Solicitantul poate face programare la un IRS Taxpayer Assistance Center care verifică documentele ITIN sau poate apela la un Certified Acceptance Agent autorizat de IRS.
La un TAC sau printr-un CAA, documentele de identitate eligibile sunt verificate și, în multe situații, returnate imediat. Este o variantă utilă pentru persoanele care nu vor să trimită pașaportul original prin poștă.
Lista agenților autorizați trebuie verificată pe site-ul IRS. Un simplu tax preparer nu este automat Certified Acceptance Agent.
Cât durează procesarea
IRS indică aproximativ șapte săptămâni pentru răspuns. Termenul poate ajunge la 11 săptămâni pentru cererile trimise între 15 ianuarie și 30 aprilie sau din afara Statelor Unite.
Depunerea unei declarații cu ITIN expirat poate întârzia procesarea. IRS poate reduce temporar rambursarea sau poate bloca anumite credite până când numărul este reînnoit.
ITIN-ul nu este necesar pentru a cere extensie de depunere sau pentru a face estimated tax payments. Totuși, extensia acordă timp suplimentar pentru declarație, nu și pentru plata taxelor datorate.
Înainte de depunere, verifică toate ITIN-urile incluse în declarație: al titularului, al soțului sau soției și ale dependenților. Un singur număr expirat poate întârzia întregul dosar.
Surse folosite
Internal Revenue Service – Topic No. 857, Individual Taxpayer Identification Number
Internal Revenue Service – How to renew an ITIN
Internal Revenue Service – Form W-7 și instrucțiunile oficiale
Internal Revenue Service – How to apply for an ITIN
Internal Revenue Service – ITIN Acceptance Agent Program
