Schimbarea modului în care angajatorii din Regatul Unit raportează anumite Benefits in Kind intră într-o etapă importantă. HMRC a confirmat că raportarea obligatorie prin payroll va începe de la 6 aprilie 2027, dar nu pentru toate beneficiile dintr-o dată. Introducerea va fi făcută în faze, după feedback primit de la angajatori, furnizori de software payroll și organizații profesionale.
Pentru firmele românești din UK, contabilii care lucrează cu angajatori britanici și antreprenorii români care au salariați, mesajul principal este simplu: perioada 2026–2027 trebuie folosită pentru curățarea datelor, verificarea pachetelor de beneficii și pregătirea sistemelor payroll. Nu este doar o schimbare de formular, ci o mutare a taxării unor beneficii în raportarea lunară sau săptămânală prin Real Time Information.
Ce intră prima dată în noul sistem
Potrivit HMRC Employer Bulletin din iunie 2026, între 6 aprilie 2027 și 5 aprilie 2028 raportarea obligatorie prin payroll se va aplica numai pentru anumite categorii: mașini de companie, combustibil pentru mașini, vans, combustibil pentru vans și beneficii medicale.
Majoritatea celorlalte beneficii vor intra în regimul obligatoriu din aprilie 2028. HMRC a precizat că această etapizare are rolul de a da angajatorilor și dezvoltatorilor de software mai mult timp pentru adaptare.
Asta înseamnă că, pentru anul fiscal 2027–2028, angajatorii trebuie să fie atenți la două regimuri care pot funcționa în paralel: unele beneficii vor fi raportate obligatoriu prin payroll, iar altele pot rămâne, în funcție de situație, în zona P11D sau pot fi payrolled voluntar dacă HMRC permite și dacă angajatorul se înregistrează corespunzător.
Cum va funcționa raportarea prin payroll
În sistemul nou, valoarea impozabilă a beneficiului va fi raportată prin Full Payment Submission, aceeași raportare RTI folosită pentru salarii. În practică, angajatorul va calcula valoarea anuală a beneficiului și o va împărți pe perioadele relevante de plată ale angajatului.
Dacă valoarea exactă nu este cunoscută la începutul anului fiscal, HMRC spune că angajatorii trebuie să folosească o estimare rezonabilă. Nu este acceptabil, de exemplu, să fie trecută valoare zero atunci când angajatorul știe că beneficiul există și este material.
Dacă valoarea beneficiului se schimbă în cursul anului, suma rămasă trebuie recalculată pentru perioadele de plată rămase. Dacă beneficiul este identificat mai târziu, acesta trebuie raportat cât mai curând posibil în perioadele rămase ale anului fiscal, fără a fi neapărat nevoie de modificarea raportărilor anterioare, dacă este tratat corect pe restul anului.
Ce trebuie să pregătească angajatorii
Primul pas este inventarierea beneficiilor acordate angajaților. Mașinile de companie, combustibilul, vans, van fuel și beneficiile medicale trebuie verificate separat, pentru că acestea intră primele în faza obligatorie din aprilie 2027.
Al doilea pas este verificarea datelor din payroll. Angajatorii trebuie să știe dacă software-ul folosit va putea transmite noile câmpuri necesare în FPS. HMRC a indicat că datele raportate prin RTI vor fi extinse pentru a reflecta informații similare celor care apar acum în P11D și P11D(b).
Al treilea pas este colaborarea cu contabilul sau payroll provider-ul. Pentru firme mici, inclusiv afaceri românești din UK, riscul nu este doar tehnic, ci și administrativ: date incomplete despre mașini, combustibil, asigurări medicale sau schimbări de beneficii pot duce la raportări greșite.
Al patrulea pas este comunicarea cu angajații. În loc ca impozitul pe unele beneficii să fie regularizat ulterior prin codul de taxare sau documente de final de an, impactul va apărea mai direct în payroll. Angajații trebuie să înțeleagă de ce netul poate fi afectat atunci când un beneficiu este taxat în timp real.
Ce se întâmplă cu P11D
P11D nu dispare complet peste noapte. Pentru anul fiscal 2025–2026, HMRC a reamintit că termenul de raportare pentru P11D și P11D(b) este 6 iulie 2026, iar plata Class 1A National Insurance trebuie să ajungă la HMRC până la 19 iulie dacă se plătește prin cec sau 22 iulie dacă se plătește electronic.
În perioada de tranziție, P11D poate rămâne relevant pentru beneficii care nu sunt încă obligatoriu payrolled sau pentru situații speciale. HMRC a indicat și că anumite zone, precum loans și accommodation, vor putea fi payrolled voluntar din aprilie 2027, dar cu reguli specifice.
Un detaliu important: angajatorii nu vor trebui să se înregistreze pentru payrolling-ul obligatoriu din aprilie 2027, cu excepția beneficiilor de tip loans și accommodation. HMRC va elimina automat beneficiile din codurile fiscale ale angajaților în pregătirea noului sistem.
De ce contează pentru românii care lucrează sau angajează în UK
Mulți români din UK lucrează în firme unde beneficiile extrasalariale sunt parte din pachetul total: mașină de serviciu, van, combustibil, asigurare medicală sau alte avantaje. Pentru angajați, schimbarea poate face taxarea mai vizibilă în fluturașul de salariu. Pentru angajatori, poate aduce mai multă muncă de pregătire înainte de aprilie 2027.
Cea mai sigură abordare este ca firmele să nu aștepte finalul anului fiscal. Verificarea beneficiilor, actualizarea datelor și discuția cu furnizorul de payroll ar trebui începute din timp. Regulile pot fi detaliate în continuare de HMRC, iar ghidurile finale pentru prima fază sunt așteptate să clarifice aplicarea practică.
Schimbarea nu trebuie tratată ca o simplă formalitate fiscală. Pentru angajatori, este un test de organizare internă. Pentru angajați, este o ocazie bună să întrebe ce beneficii primesc, cum sunt evaluate și cum vor fi taxate după trecerea la raportarea în timp real.
Surse
- GOV.UK — HMRC Employer Bulletin, June 2026
- GOV.UK — Technical note: Mandating the reporting of benefits in kind and expenses through payroll software
- GOV.UK — How to use the payrolling benefits and expenses online service
- GOV.UK — Mandatory payrolling of benefits in kind and expenses, interim guidance and legislation
