Dosarul nu se depune la comuna în care locuiesc părinții, ci la serviciul de stare civilă al localității belgiene în care s-a născut copilul. Această diferență contează mai ales când maternitatea se află într-o altă comună decât domiciliul familiei.
Procedura are două etape distincte pentru o familie română: declararea nașterii în Belgia și, ulterior, transcrierea certificatului belgian în registrele de stare civilă române. Înregistrarea făcută de spital nu înlocuiește automat declarația civilă pe care trebuie să o verifice părinții.
Informațiile de mai jos au fost verificate în sursele oficiale disponibile în septembrie 2026.
Comuna locului nașterii întocmește actul belgian
Procedura belgiană se numește déclaration de naissance în franceză și geboorteaangifte în neerlandeză. Declarația se face la service de l’état civil sau dienst Burgerlijke Stand — serviciul de stare civilă al comunei unde a avut loc nașterea.
Părinții au la dispoziție 15 zile de la naștere. Portalul oficial al Regiunii Bruxelles-Capitală precizează că sunt incluse zilele de sâmbătă, duminică și sărbătorile legale, iar termenul începe în ziua următoare nașterii. Unele administrații locale arată că, dacă ultima zi cade într-o zi nelucrătoare, termenul se prelungește până în prima zi lucrătoare următoare.
În anumite comune, declarația poate fi făcută chiar la maternitate. Posibilitatea nu există însă în toate spitalele și nu trebuie presupus că personalul medical finalizează întreaga procedură. Părinții trebuie să întrebe maternitatea dacă oferă acest serviciu și să verifice că au primit confirmarea înregistrării.
Dacă nașterea a avut loc acasă, competența rămâne la comuna pe teritoriul căreia s-a născut copilul. În acest caz, documentul medical este eliberat de moașa sau profesionistul medical care a constatat nașterea.
Actele se pregătesc în funcție de situația părinților
Lista de bază publicată de autoritățile belgiene cuprinde:
- actele de identitate ale părinților;
- constat de naissance sau attestation médicale de naissance în franceză, respectiv medisch geboorteattest în neerlandeză — documentul medical care confirmă nașterea;
- carnetul de căsătorie, dacă există;
- actul de recunoaștere a copilului, dacă filiația a fost stabilită înainte de naștere.
În cazul unei nașteri la maternitate, documentul medical poate fi transmis direct administrației sau furnizat familiei, în funcție de circuitul stabilit local. Pentru o naștere la domiciliu, Primăria Orașului Bruxelles cere certificatul eliberat de moașă.
Părinții străini pot primi solicitări suplimentare, în funcție de starea civilă, cetățenie și datele deja disponibile în registrele belgiene. Comuna poate cere, de exemplu, documente străine de stare civilă atunci când căsătoria sau filiația nu pot fi verificate în bazele sale de date. Lista exactă trebuie confirmată înaintea programării la comuna competentă, deoarece administrațiile locale își organizează diferit ghișeele și programările.
Verificați atent, înainte de semnare, ortografia numelui și a prenumelor copilului, numele părinților, locul nașterii și datele lor de stare civilă. O diferență între actul belgian și documentele românești poate complica ulterior transcrierea.
Părinții necăsătoriți verifică dacă recunoașterea a fost deja făcută
Când părinții sunt căsătoriți și situația lor este înregistrată corect, carnetul de căsătorie sau informațiile existente în registre ajută administrația să stabilească filiația.
Dacă părinții nu sunt căsătoriți, trebuie verificat dacă există o reconnaissance prénatale în franceză sau prenatale erkenning în neerlandeză — recunoașterea copilului înainte de naștere. Actul de recunoaștere se prezintă la declararea nașterii atunci când a fost întocmit.
În lipsa unei recunoașteri anterioare, părinții nu ar trebui să presupună că simpla prezență a numelui tatălui în documentele spitalului stabilește filiația civilă. Comuna trebuie contactată imediat pentru a explica cine trebuie să se prezinte și ce documente suplimentare sunt necesare. Recunoașterea poate fi făcută și după naștere, însă este o operațiune distinctă, iar situația concretă poate influența numele copilului și datele înscrise în act.
Declarația belgiană se parcurge în ordinea aceasta
- Confirmați cu maternitatea dacă declarația se poate face în spital sau dacă trebuie să mergeți la administrația comunei unde s-a născut copilul.
- Verificați pagina comunei și faceți programare dacă serviciul local o cere. Nu mergeți automat la comuna domiciliului atunci când nașterea a avut loc în altă localitate.
- Pregătiți actele de identitate, documentul medical al nașterii și, după caz, carnetul de căsătorie ori actul de recunoaștere.
- Prezentați datele privind numele și prenumele copilului și verificați toate informațiile înainte ca declarația să fie finalizată.
- Comuna întocmește acte de naissance sau geboorteakte — actul belgian de naștere. În Belgia, actele de stare civilă sunt păstrate electronic în Banque de données des actes de l’état civil sau Databank Akten Burgerlijke Stand, cunoscută prin abrevierea BAEC/DABS.
- Păstrați atestările eliberate după înregistrare. Autoritățile din Bruxelles precizează că acestea pot fi necesare pentru alocațiile familiale și afilierea copilului la casa de asigurări de sănătate.
După ce datele copilului sunt înscrise în registrele belgiene, familia poate continua formalitățile legate de domiciliu și documentele de identitate. Pentru părinții care își clarifică propriul statut administrativ, ghidul despre Cardul EU în Belgia și rolul său în dovedirea rezidenței explică separat documentul de ședere al cetățeanului european.
Certificatul belgian trebuie transcris pentru actul românesc
Înregistrarea belgiană și transcrierea românească nu sunt aceeași procedură. Mai întâi trebuie ca nașterea să fie declarată și înregistrată de autoritatea belgiană. După emiterea certificatului sau extrasului belgian, părintele român poate solicita transcrierea acestuia în registrele de stare civilă române.
Cererea consulară se inițiază prin platforma eConsulat, la serviciul „Transcriere certificat de naștere străin în registrele de stare civilă române”. Condițiile publicate de eConsulat prevăd că nașterea trebuie să fi fost înregistrată în prealabil la autoritatea statului în care s-a produs.
Dosarul indicat de serviciile oficiale române cuprinde, în funcție de situație:
- certificatul sau extrasul de naștere eliberat de autoritatea belgiană;
- traducerea în limba română, dacă forma documentului prezentat o impune;
- actele de identitate sau pașapoartele părinților;
- certificatul românesc de căsătorie al părinților;
- certificatele de naștere ale părinților, dacă aceștia nu sunt căsătoriți;
- certificatul de dobândire a cetățeniei române, dacă este cazul.
Nu comandați traduceri sau alte formalități înainte de a selecta serviciul în eConsulat și de a vedea cerințele aplicabile documentului belgian pe care îl aveți. Un extras multilingv și un certificat redactat numai în franceză, neerlandeză sau germană nu sunt neapărat procesate identic.
Transcrierea permite întocmirea actului românesc de naștere și eliberarea certificatului românesc. Ea nu înlocuiește certificatul belgian, ci înscrie în registrele române evenimentul deja înregistrat în Belgia.
Un dosar incomplet trebuie corectat înaintea programării
Cele mai frecvente blocaje apar când familia se adresează comunei de domiciliu în locul comunei nașterii, confundă documentul medical cu actul civil sau nu a clarificat filiația părinților necăsătoriți.
Dacă se apropie termenul belgian și lipsește un document, contactați imediat serviciul de stare civilă competent. Nu așteptați obținerea tuturor actelor românești: declararea belgiană este prima operațiune, iar transcrierea urmează după emiterea documentului local.
Dacă administrația cere documente suplimentare, solicitați lista în scris și denumirea exactă a actului acceptat. În cazul unei erori observate în actul belgian, cereți comunei care l-a întocmit informații despre rectificare înainte de depunerea dosarului românesc.
Pentru transcriere, încărcarea documentelor în eConsulat permite verificarea dosarului înaintea prezentării la oficiul consular. Nu există în sursele consultate un termen unic de soluționare aplicabil tuturor dosarelor și nici un cost local uniform pentru eventualele copii, traduceri sau documente suplimentare.
După naștere pot exista și demersuri distincte privind asigurarea medicală, alocațiile sau drepturile părinților. Acestea nu fac parte din declararea nașterii. Informațiile despre proiectata schimbare a unor drepturi familiale sunt prezentate separat în articolul despre „Family Credit” după nașterea copilului în Belgia.
Lista familiei înainte de depunere
- ☐ Am identificat comuna în care se află locul nașterii, nu doar domiciliul familiei.
- ☐ Am verificat dacă maternitatea face declarația sau dacă este necesară programarea la comună.
- ☐ Avem actele de identitate și documentul medical al nașterii.
- ☐ Avem carnetul de căsătorie ori actul de recunoaștere, dacă se aplică.
- ☐ Am verificat scrierea exactă a numelui copilului și a datelor părinților.
- ☐ Am primit actul belgian de naștere și atestările eliberate de comună.
- ☐ Am deschis în eConsulat serviciul de transcriere și am verificat lista documentelor pentru cazul nostru.
- ☐ Nu am confundat declararea belgiană cu transcrierea în registrele române.
Întrebări frecvente
La ce comună se declară un copil născut în Belgia?
Nașterea se declară la serviciul de stare civilă al comunei unde s-a născut copilul. Aceasta poate fi diferită de comuna în care locuiesc părinții.
În cât timp trebuie declarată nașterea?
Termenul general este de 15 zile de la naștere. Dacă ultima zi este nelucrătoare, administrațiile locale indică prelungirea până în prima zi lucrătoare următoare.
Documentul primit de la spital este certificatul de naștere?
Nu. Documentul medical confirmă nașterea și este folosit la declarație, iar actul civil de naștere este întocmit de comună.
Certificatul belgian este suficient pentru obținerea unui certificat românesc?
Nu. După înregistrarea în Belgia, certificatul sau extrasul belgian trebuie transcris în registrele de stare civilă române prin serviciul disponibil în eConsulat sau prin autoritatea română competentă.
Surse
- Déclaration de naissance
- La déclaration de naissance
- Déclaration de naissance d’un enfant
- Geboorteaangifte
- L’acte de naissance
- Cerere pentru transcrierea certificatului de naștere străin — descrierea serviciului
- Cerere pentru transcrierea certificatului de naștere străin — acte necesare
- Transcriere certificat de naștere străin în registrele de stare civilă române
