Utilizarea dosarului electronic al pacientului, elektronische Patientenakte – ePA, este obligatorie pentru cabinetele medicale și de psihoterapie din Germania din 1 octombrie 2025. În practică, însă, pacienții întâlnesc încă situații în care recepția spune că sistemul nu funcționează, programul nu a fost actualizat sau cabinetul nu poate accesa momentan dosarul.
Pentru pacient, problema trebuie lămurită imediat: lipsa accesului la ePA nu înseamnă că consultația poate fi refuzată sau că tratamentul trebuie amânat automat.
Consultația continuă și fără acces la ePA
ePA completează consultația, dar nu înlocuiește discuția cu medicul și documentația internă a cabinetului. KBV precizează că medicii nu au obligația să cerceteze întregul dosar electronic la fiecare contact. Baza tratamentului rămâne anamneza, adică discuția despre simptome, boli anterioare și medicamente. Medicul trebuie să consulte ePA atunci când există indicii că dosarul conține informații importante pentru cazul respectiv.
Dacă sistemul este indisponibil, cabinetul poate continua consultația folosind informațiile oferite de pacient, documentele aduse pe hârtie și propria fișă medicală. Pacientul trebuie să comunice clar tratamentele curente, alergiile, operațiile și diagnosticele importante.
Într-o urgență, lipsa ePA nu trebuie să devină un obstacol administrativ în acordarea îngrijirii.
Ce înseamnă, concret, „ePA-ready”
Pentru accesarea dosarului, cabinetul trebuie să fie conectat la infrastructura digitală germană, Telematikinfrastruktur, să dețină cardul profesional al medicului, cardul cabinetului și un program de administrare a practicii care acceptă versiunea ePA 3.0. De regulă, este necesară instalarea unui update furnizat de producătorul software-ului.
În iunie 2026, KBV a cerut cabinetelor să instaleze noi actualizări ale programelor PVS, după modificarea sistemelor ePA și a listei electronice de medicamente. Fără update, anumite funcții pot fi afișate incorect sau pot deveni temporar indisponibile.
De asemenea, un card profesional expirat sau un card al cabinetului nefuncțional poate bloca accesul la ePA, emiterea e-rețetelor și transmiterea concediilor medicale electronice.
Cabinetul trebuie să încarce anumite documente
Medicii și psihoterapeuții contractați de sistemul public sunt obligați să încarce în ePA anumite documente rezultate din tratamentul curent, dacă acestea există în format electronic și pacientul nu s-a opus.
Pot fi încărcate, în funcție de situație:
- scrisori medicale;
- rapoarte cu rezultate;
- documente importante pentru continuarea tratamentului;
- informații relevante produse în cadrul consultației.
Încărcarea nu trebuie făcută neapărat cât timp pacientul se află în cabinet. După citirea cardului de sănătate, practica are, în mod normal, acces la dosar timp de 90 de zile și poate transmite documentul ulterior. Pentru informațiile necesare unui alt medic, KBV recomandă încărcarea rapidă.
Pacientul poate spune la recepție: „Sistemul nu funcționează astăzi. Puteți încărca raportul în ePA după remedierea problemei?”
Există sancțiuni pentru cabinetele nepregătite
Legea germană cere furnizorilor de servicii medicale contractuale să demonstreze că dispun de componentele și serviciile necesare accesului la ePA. Dacă această dovadă lipsește, remunerația serviciilor medicale poate fi redusă cu 1% până la îndeplinirea condițiilor tehnice.
Sancțiunea privește cabinetul, nu pacientul. Casa de asigurări nu reduce drepturile pacientului și nu îi cere să plătească consultația doar pentru că practica nu este echipată corespunzător.
Trebuie făcută însă diferența dintre un cabinet care nu și-a instalat sistemul și o problemă tehnică temporară. Într-un sondaj KBV din 2026, aproape 60% dintre medicii și psihoterapeuții participanți au raportat că nu au putut accesa ePA cel puțin o dată în săptămânile anterioare, iar 53% au reclamat un acces foarte lent.
Ce poate face pacientul
Dacă documentul nu apare în ePA după consultație, pacientul poate:
- verifica aplicația ePA oferită de Krankenkasse;
- cere cabinetului o copie tipărită sau digitală;
- solicita încărcarea ulterioară a raportului;
- nota data consultației și documentul care lipsește;
- contacta casa de asigurări dacă problema se repetă.
Din iulie 2026, casele de asigurări introduc treptat notificări push. Pacientul poate primi un mesaj când un cabinet accesează ePA sau adaugă ori modifică un document. Disponibilitatea funcției depinde de actualizarea aplicației Krankenkassei.
Cine nu folosește aplicația își păstrează dosarul electronic. Cabinetul îl poate accesa după citirea cardului de sănătate, iar pentru administrarea permisiunilor pacientul poate apela la serviciul special de asistență al casei de asigurări.
Important este ca documentele medicale să nu rămână blocate într-o problemă tehnică. Cere copia rezultatului în aceeași zi și solicită încărcarea în ePA după ce sistemul cabinetului revine online.
Surse folosite
Kassenärztliche Bundesvereinigung – condițiile tehnice, obligațiile cabinetelor și răspunsuri oficiale despre ePA.
KBV – actualizările necesare programelor medicale și problemele tehnice raportate în 2026.
Sozialgesetzbuch V, §341 – obligația dotării și reducerea cu 1% a remunerației.
KBV – notificările ePA pentru pacienți, lansate treptat din iulie 2026.
